【よくある質問】技能実習生を初めて迎える時の労務手続きポイント
長崎県の中小企業が初めて技能実習生を迎える前に知っておきたいポイント
最近、弊社のお客様では、“初めて”外国人技能実習生の受入れを行う企業が増えてきました。
技能実習生を迎えると、雇用保険・社会保険加入は、日本人と同じ要件で行わなければならない手続きが多数あります。
「何から準備すれば良いのか不安…」という方は、ぜひ最後までお読みください。
外国人でも適用される法律は“全て日本人と同じ”
まず最初に覚えておきたいのはは、
外国人労働者にも、日本の労働基準法や労働安全衛生法など全ての労働法が適用される
という点です。
技能実習生だからといって特別に扱ってよいということはなく、
・労働時間
・休日
・割増賃金
・安全衛生教育
など、すべて日本人の従業員と同じ基準で対応する必要があります。
特に、中小企業に多い“口頭だけのルール”はトラブルにつながりやすく、就業規則・勤怠ルール・賃金規程の整備は受け入れ前の必須項目です。雇い入れ時に、分かりやすい単語やイラストで会社のルールや働くルールを共有しておくことがトラブル予防の第一歩！
マイナンバーはどうなっている？
技能実習生にも日本時と同様に、マイナンバーが発行されています。来日して住民票が作成された後、通知カードによって通知されています。
雇用保険加入時の手続き
技能実習生も雇用保険の適用対象です。
原則として、週20時間以上働き、31日以上の雇用見込みがあれば加入が必要です。
事務手続きで特に注意するポイント
在留カードの添付
雇用保険の資格取得届を提出する際には、在留カードの写し（表裏）の添付が必要です。
在留カードでは、以下の点を必ず確認しておきましょう。
在留資格を確認する（日本の在留資格は29種類あります）
在留期間の満了日がいつか
氏名のスペルに誤りがないか
- 資格外活動許可の有無
外国人の氏名はローマ字表記で長くなるケースが多く、漢字氏名がない場合は在留カードの表記どおり記入します。担当者の方が独自に省略や短縮をすると、後の照合でエラーになりやすいため注意が必要です。姓と名の間にはスペースを忘れずに。
雇用保険被保険者番号」が無いケースが多い
日本で初めて働く外国人の場合、過去に雇用保険に加入していないため、番号が存在しません。
提出後に新規で番号が付与されますので、「番号が空欄でも問題なし」（電子申請の場合は「999...」のダミー番号を使用）と知っておくと安心できます。
社会保険（健康保険・厚生年金）の加入手続き
技能実習生も、労働者である以上、社会保険に加入します。
加入要件は日本人と同じで、所定労働時間が一般社員の4分の3以上であれば原則加入です。
電子申請時に起こりやすい“氏名入力エラー”
最近よくご相談いただくのが、「電子申請で氏名が字数オーバーになる」という問題です。
外国人の氏名はアルファベットで長くなりやすいのですが、電子申請の入力欄には文字数制限があるため、そのままではエラーになることがあります。
この場合、フルネームを記載した別紙資料を添付して電子申請しましょう。
病院の受診ってどうなるの？
これももちろん、日本人と同様です。マイナンバーカードの有無やマイナ保険証の登録の有無の状況は個人ごとに異なります。個別に確認し、マイナ保険証が無い場合は資格確認書の交付申請が必要です。また、技能実習生も病院窓口での負担割合は３割です。技能実習生向けの任意保険に加入している場合も多いですが、これは事後精算制である場合が多いようです。
技能実習生を受け入れる企業が押さえておきたいその他の実務
日本語が十分でないことを前提に“説明を二重化”する
就業のルールはもちろんのこと、挨拶や服務規程の説明は、
・分かりやすい日本語（小学生レベルの単語の使用を意識）
・イラスト
などを併用し、「説明した証拠を残す」ことが重要です。
住所変更・在留期間更新のサポート
技能実習生は住所変更や在留期間更新の手続きが頻繁に発生します。
会社側がサポートするケースが多いため、担当者様は流れを把握しておくとスムーズです。いざ、という時のため、監理団体とも普段からコミュニケーションを取っておくこともお勧めです。
受け入れ後の労務管理が“実は一番大変”
技能実習制度は、受け入れ監理団体が間に入るため安心と考えられがちですが、
実際には、
欠勤・遅刻の管理
寮費の控除ルール
有給休暇の管理
など、日々の実務は企業側の担当者が行うことになります。
中小企業では担当者が1名ということも多いため、受入前に社内体制の整備が欠かせません。
社労士からのアドバイス
これからの日本では技能実習生のマンパワーが欠かせません。労働法の適用は日本人と同様ですが、どう伝えるか、どう管理するかの手間は２倍・３倍。労務担当者が一人で抱え込むことがないよう、相談相手としての社労士契約もお勧めですよ！
この記事は社労士が監修しています。
社会保険労務士 髙尾 さくら Minerva社会保険労務士法人 代表
長崎県社会保険労務士会 第42110003号
主に労務分野を専門とし、労務手続き代行や就業規則作成、労務相談などを専門とし、実務に強いサポートを提供しています。長崎県商工会連合会エキスパートバンクの専門家としても活動。経営者目線でのアドバイスを心がけ、長崎県内および離島エリアにも柔軟に対応いたします。
