お客様事例：経理担当者が急遽退職！給与計算の危機をどう乗り越えたか
中小企業や小規模事業者にとって、給与計算は重要な業務の一つですが、実際には「特定の担当者だけがやっている」という状況が多く見られます。いわゆる“属人化”です。この属人化が進むと、担当者が退職・休職した際に大きな混乱を招く恐れがあります。当事務所にも、「急に給与計算ができなくなった」といったご相談が増えています。今回は、当事務所が実際に対応した事例をもとに、属人化のリスクと外部委託による解決の流れをご紹介します。
【事例紹介】給与計算がストップ寸前に
従業員約20名の運送業A社様では、長年、経理部長のBさんが給与計算を一手に担っていました。就業ルールや手当の扱いにも精通しており、まさに頼れる存在でした。しかし、Bさんが家庭の事情で急きょ退職。引き継ぎの時間もなく、次の給与締め日が来週に迫っている状況。代わりを務められる人材もおらず、給与計算ができない危機に陥りました。そこで、税理士さんからの紹介により、Minerva社労士法人へご相談が！
【属人化の課題】
A社様のように、特定の人に依存してしまう属人化には以下のようなリスクがあります。
担当者の退職・休職により業務が止まる
業務内容が見えづらく、ブラックボックス化する
引き継ぎ時にミスが発生しやすい
経営者が業務の全容を把握できない
給与計算は「正しく・遅れなく」行う必要があるため、これらのリスクは非常に重大です。
【当事務所の対応と導入プロセス】
A社様のご依頼を受け、当事務所では以下のステップで給与計算の受託を行いました。
① ヒアリングと業務棚卸し
現行の計算方法や賃金ルール、勤怠処理の流れを詳細にヒアリング。属人化された情報を“見える化”しました。
② クラウドシステムの導入支援
Excelでの管理から、クラウド給与・勤怠システムへの移行を提案・実施。業務の共有・管理が容易になりました。
③ 業務マニュアルの整備
社内でも活用できるよう、毎月の処理手順を文書化。誰でも業務を把握できる体制に整えました。
④ 毎月の給与計算代行
以降は当事務所で給与計算を代行。社会保険料率や法改正にも常に対応し、正確な処理を実施しています。
【導入の効果】
A社様では、外部委託により以下のような効果が得られました。
担当者が不在でも給与計算が滞らない
法的リスクの軽減
経営者が安心して本業に集中できる
業務の可視化による社内改善の促進
「思った以上に人頼みに運用されていたことに気づけた」という経営者様の声が印象的でした。
【社労士からのアドバイス】業務の仕組み化でリスクに備える
給与計算は単なる事務作業ではなく、従業員の生活や会社の信頼に直結する重要な業務です。
担当者任せにせず、仕組み化・外部連携を進めることで、リスクを回避し、業務の安定化が実現できます。
属人化にお悩みの方は、ぜひ社労士にご相談ください。
※当事務所の給与計算代行サービスはこちらをご覧ください。
この記事は社労士が監修しています。
社会保険労務士 髙尾 さくら Minerva社会保険労務士法人 代表
長崎県社会保険労務士会 第42110003号
主に労務分野を専門とし、労務手続き代行や就業規則作成、労務相談などを専門とし、実務に強いサポートを提供しています。長崎県商工会連合会エキスパートバンクの専門家としても活動。経営者目線でのアドバイスを心がけ、長崎県内および離島エリアにも柔軟に対応いたします。
